Иностранные партнёры - как не ударить лицом в грязь, встречая делегацию

Если вы секретарь крупной компании, или планируете им стать, то вам обязательно нужно иметь в записной книжке с пару десятков телефонных номеров, важных для вашей работы. Как знать, возможно однажды утром по дороге в офис вы услышите голос руководителя, требующий срочно прибыть в аэропорт для встречи иностранных гостей. И вот за эти 30-40 минут пути вам придётся успеть составить детальный план дальнейших действий.

Первое, что понадобится - заказать такси в аэропорт Домодедово, Внуково или какой-то другой (смотря куда прибывает самолёт). Уже только для этого придётся уточнить:

  • допустимый бюджет встречи;
  • сколько человек в делегации;
  • есть ли какие-то особые пожелания по удобствам.

Далее потребуется более детальная информация по вопросам:

  • прибудет ли с ними переводчик и какой язык нужно знать;
  • каков статус и цель прилёта;
  • где будет происходить встреча (в офисе или необходимо заказать столик в ресторане);
  • необходимо ли делегацию транспортировать в отель до встречи и на какой период времени требуется размещение;
  • с кем связываться лично вам в случае возникновения вопросов, если руководитель будет не на связи.

Так как всё придётся делать срочно в телефонном режиме, а не за компьютером, то записная книга, в которую можно заглядывать, не отрываясь от звонков, станет спасением вашего времени и спокойствия.

И вот, когда вы прибыли на место, останется взять в руки табличку, которую, как вы понимаете, тоже придётся мастерить по пути, внутренне улыбнуться и ждать прибывающих. Обычно со стороны делегации первым подходит или такой же секретарь как вы, или переводчик. Как бы там ни было, с ним вам будет проще всего общаться на равных, а это самое главное.

В процессе транспортировки до места назначения можете поинтересоваться о том, как все долетели, поговорить о погоде или каких-то других отвлечённых темах, и следовать оговоренному с вашим руководителем порядку действий.