Как навести порядок в офисе?

2017-11-10

Офис многих компаний выглядит, мягко говоря, непрезентабельно: набитые бумагами шкафы, не слишком чистые поверхности, множество лишних вещей, которыми никто не пользуется. А когда смотришь на современные штаб-квартиры крупный компаний просто зависть берет: как у них может быть все так аккуратно и чисто? На самом деле, навести порядок в офисе не так сложно, нужно только взяться за дело с умом и обязательно довести его до конца.

Бумаги

Самая объемная и одновременно сложная категория: бумаги. С них нужно начать, потому что даже если вы остановитесь на этом, эффект уже будет впечатляющим!

В идеале нужно создавать профессиональный архив документов организации с помощью специалиста. Но можно попробовать разобраться самому.

Первым делом нужно перебрать все бумаги, разделяя их на четыре категории:

  • то, что обязательно, по закону нужно хранить;
  • то, что нужно хранить для удобства работы;
  • то, что хранить не нужно, но может пригодиться на черновики;
  • то, что уже не пригодится.

Проще всего разобраться с последней категорией: заказать профессиональное уничтожение документов или сдать их в макулатуру. С предпоследней тоже особо думать не нужно: найти подходящее место и постепенно истратить оборотную сторону для распечаток.

А вот над первыми двумя группами придется поработать. Их нужно разобрать по:

  • типу документа;
  • сроку хранения;
  • секретности доступа.

А потом разложить все в папки и обустроить архив. Все листы с ограниченным сроком годности нужно обязательно размещать по годам, так будет проще избавляться от них в дальнейшем. И обязательно необходимо составлять каталог, чтобы быстро находить все необходимое.

Одежда

В любом офисе неизбежно присутствует одежда сотрудников. Даже если у вас есть гардероб, в помещении все равно будут шали, кофты, сменная обувь и т.д. Лучше всего предусмотреть для хранения всех этих предметов шкаф с полками (по одной на каждого сотрудника), если верхняя одежда тоже размещается здесь, потребуется штанга и плечики. Попросите подчиненных не разбрасывать вещи по всему кабинету.

Книги

Почти всегда в компаниях есть небольшая библиотека. Для нее нужно отвести стеллаж, а лучше шкаф с дверцами. Кроме того, все книги необходимо пересмотреть на предмет актуальности и востребованности. Бывает, что на полках хранятся настоящие раритеты, изданные на заре зарождения ЭВМ, которые сегодня, конечно, никто уже читать не будет.

Не занимайте лишнее место, сдавайте их в библиотеки или в переработку.

Канцелярия и бумага

Разумно будет отвести большую тумбочку для хранения общеофисных канцелярских принадлежностей и бумаги. Последнюю удобно располагать под принтером, чтобы не бегать через весь кабинет, если вдруг закончилась бумага.

Канцелярские принадлежности правильнее доставать из заводской упаковки и хранить вертикально, так они занимают меньше места. Упаковку сразу же нужно отправлять в переработку.

Аксессуары

Если в кабинете есть картины, растения в горшках, безделушки, мягкие игрушки и другие аксессуары, якобы, украшающие окружающее пространство, присмотритесь к ним внимательно: действительно ли они так уж хороши. В большинстве случаев почти от всего этого стоит избавиться, так как эти вещи только лишь собирают на себя пыль.

Исключение составляют цветы в горшках, так как они наполняют воздух кислородом и выглядят симпатично. Но нужно дать им достойное оформление: пересадить в достаточно большие и одинаковые, подходящие по стилю вашему помещению, горшки.