Уж если бухгалтерия - это звено в компании затратное (какую прибыль оно приносит? никакую, разве что экономит, но под большим вопросом что за ней последует), то в наших руках (я про руководителя) сделать так, чтобы бухгалтерия стала предметом если не радости, то отчасти гордости.
Рекомендации о том, как построить работу своей бухгалтерии, чтобы она не раздражала опубликовала на своей странице в фейсбуке Наталья Горячая.
Принимая во внимание тот факт, что бухгалтеры - люди консервативные и все же не многорукие Шивы, предположу, что в большинстве компаний основной задачей бухгалтеры считают сдачу отчётности.
Раз уж они такие настойчивые в этой уверенности, то вот что можно с этим сделать и как обратить эту настойчивость себе на пользу:
1. Создайте внутри бухгалтерии любой планировщик задач. Я бродила между несколькими брендами и вернулась к Битрикс24. Установите там все дед-лайны по платежам и отчетам, поставьте ключевые повторяющиеся задачи.
2. Придумайте «конфету» за предоставление сведений о размере предстоявших налоговых выплат за 3-5-7 или сколько вам удобно дней до дед-лайна. В моей бухгалтерии все дед-лайны сдвинуты на 5-7 дней и последний день сдачи отчётности для всех объявляется выходным, если отчеты все сданы и клиенты прислали подтверждение об уплате налога.
3. Утвердите вместе даты выплаты зарплаты. В моей бухгалтерии для всех это 17 и 2 числа месяца.
4. Утвердите вместе частоту и сроки выплаты дивидендов владельцам компании. В моей бухгалтерии эти сроки указаны в планировщике. Пропустить шансов нет.
5. Установите последнюю версию 1С. Не жадничайте. Мы работаем в облаке от партнера нашего банка Точка.
6. Определите процедуру получения закрывающих документов от поставщиков. Это самый больной вопрос. Но и его можно решить.
Мы запрашиваем документы по общему правилу 2 раза в месяц. Бывают исключения, но делаем их только если клиент настаивает на том, чтобы предоставлять документы 1 раз в квартал. С теми, кто предоставляет документы 1 раз в квартал за 5 дней до сдачи отчета, мы не работаем. Нам нужны спокойные сотрудники, нервов нам и без клиентов хватает.
7. Придумайте «конфету» для покупателей в части стимулирования возврата закрывающих документов. Я встречала разные варианты. Вплоть до запрета на отгрузку если нет возвратных документов. Или сделайте так, чтобы вам было все равно вернулась вам "закрывашка" или нет. О том, как этого добиться, я рассказываю на семинарах и мозговых штурмах.
8. Дайте бухгалтеру доступ к интернет-клиенту (достаточно просмотровой подписи). Пусть у бухгалтера будет доступ к выпискам ежедневный. Тогда вы сможете с него стрясти информацию где ваши деньги.
9. Примите участие в написании регламента по работе бухгалтерии в части сбора документов у контрагентов. Мой кейс: клиент считается уведомленным о необходимости предоставлении нужного нам документа только тогда, когда наступило одно из следующих событий:
1) документ получен,
2) клиент по электронной почте написал что-то похожее на «отстаньте, я помню, но для меня это неважно, я принимаю ответственность на себя».
10. Отправляйте главбуха и подающих надежды рядовых бухгалтеров на курсы повышения квалификации за ваш счёт. Не бойтесь отпустить в мир квалифицированного специалиста. Бойтесь тех, кто не хочет учиться.
11. Не требуйте от бухгалтеров чтобы они разговаривали на вашем языке. Это утопия. Лучше сами вникните в технику учёта, ознакомьтесь с терминами и не дайте себя обмануть.
Хотя за 20 лет практики было лишь два случая осознанного рвения предпринимателей познать дебри бухучета хотя бы в лайт-версии.
12. Посматривайте на акты сверки с налоговым органом. Там вы много чего интересного можете для себя почерпнуть. Для этого установите жёсткое требование к бухгалтерии о получении акта сверки ежеквартально после уплаты всех налогов.
13. Ищите своего главбуха.
— Чтобы откликалось.
— Чтобы прОактивный.
— Чтобы с головой.
— Чтобы занят и работой, и домом, и семьёй, и хобби. То есть без перекосов и фанатизма.