Когда в командировке всё идет гладко, документы предоставляются вовремя, а стоимость укладывается в бюджет, это кажется само собой разумеющимся. Зато если что-то пошло не так, с ответственного сотрудника спросят за двоих. Между тем далеко не всегда проблемы с организацией делового путешествия — вина организатора. Возможно, все дело в способе организации, который не подходит конкретной компании.
В этой статье мы разберем три способа организации командировок и для какого типа бизнеса они подходят: самостоятельно, через тревел-агентство или с помощью специализированного ИТ-сервиса.
Компания HeadHunter в 90% случаев для организации командировок пользуется ИТ-сервисом Smartway. Совместно с ним мы и подготовили этот материал.
1. Через классическое тревел-агентство по почте или по телефону
Этот вариант предполагает, что компания обращается в классическое агентство делового туризма по электронной почте или по телефону с заявкой, которая содержит общие условия — даты и направление поездки, количество командированных сотрудников, особые пожелания. Агентство самостоятельно подбирает варианты и занимается бронированием, всё взаимодействие с клиентом строится тоже по электронной почте и телефону.
Раньше, когда поиск и сравнение вариантов, а также процесс бронирования занимали массу времени, очень ценной была сама возможность переложить эту рутину на подрядчика. С наступлением цифровой эпохи эти технические действия существенно упростились — и агентства стали не единственным способом организации командировок.
Теперь ценность услуг классических агентств делового туризма сместилась на другие акценты. На агентства удобно перекладывать организацию «под ключ» нестандартных поездок. Например, когда требуются чартер вертолетом или самолетом, аренда целых вагонов в поездах, а также дополнительный сервис в поездке — бронирование ресторанов, организация на месте деловых мероприятий. Также агентства хорошо подходят компаниям из госсектора и с гособоронзаказом, где требуются открытие специальных счетов в банках и специфичный нестандартный документооборот по поездкам, но в то же время всё еще сильны традиции заказа услуг «по старинке» (по телефону, по формализованным заявкам).
Многие компании, у которых командировки преимущественно стандартные и не требуют уникальных услуг, тоже по привычке продолжают работать по классической схеме бронирования. Важно соотносить этот способ с экономикой взаимодействия, помня о том, что агентство — это не благотворительная организация, его первостепенная задача — зарабатывать деньги. Оно не заинтересовано в вашей экономии так, как вы сами.
Плюсы:
- Возможность организовать массовое мероприятие или выезд, уникальную поездку с набором дополнительных услуг;
- Корректность документооборота по сравнению с самостоятельным бронированием и оплатой с личной карты или наличными;
- Топовые агентства предоставляют возможность пользоваться корпоративными программами лояльности от авиакомпаний;
- Удобно при работе с госконтрактами или гособоронзаказом.
Возможные минусы:
- Стоимость, которая может выражаться как в официальной комиссии, так и в завышении цен — зачастую их трудно проверить постфактум;
- Ограниченный выбор предложений билетов и гостиниц, так как агентство заинтересовано предлагать не все доступные варианты, а те, где у него максимальная комиссия;
- Дополнительные трудозатраты и потеря времени, если коммуникация ведется через почту и по телефону;
- Отсутствие возможности интегрировать процесс с внутренними системами документооборота. Как следствие — лишний ручной труд бэк-офиса.
2. Через специальное ИТ-решение
Туристическая отрасль кардинально изменилась за последние 10–15 лет, на смену агентствам пришли онлайн-решения, которые дали значительно больший выбор за меньшую цену.
Похожие процессы происходят на рынке бизнес-туризма — здесь ИТ-компании разрабатывают корпоративные сервисы для организации командировок. Смысл таких сервисов в том, чтобы предоставить клиенту максимальное количество инструментов для автоматизации этого процесса — от бронирования с помощью онлайн-инструментов до документооборота. На рынке есть несколько предложений от разных компаний.
Организация командировок через ИТ-сервис в среднем стоит меньше, чем через классическое агентство, — просто за счет уменьшения трудозатрат. Многие операции, которые в классическом агентстве полностью или частично выполняют люди, в сервисе автоматизированы. Также хороший ИТ-сервис позволяет в автоматическом режиме накапливать корпоративные бонусы от авиакомпаний, чтобы их получал не только пассажир, но и компания, которая отправила его в деловую поездку.
Единственная услуга, которую трудно автоматизировать, — поддержка при форс-мажорах. Поэтому лучше выбирать такой ИТ-сервис, который качественно оказывает тревел-поддержку, например когда нужно оперативно внести изменения в забронированные поездки.
Реальная история из жизни компании HeadHunter: в январе возникла неожиданная проблема — из-за отмены рейса около 15 сотрудников региональных офисов рисковали не успеть на важное корпоративное мероприятие в Москве. Мы написали в службу поддержки нашего командировочного партнера — ИТ-сервиса Smartway, и нам поменяли все билеты за полчаса.
Плюсы:
- Видны все доступные варианты билетов и отелей;
- Возможно открыть ограниченный доступ к сервису сотрудникам, чтобы они могли самостоятельно выбирать билеты и отели;
- Сокращение трудозатрат за счет автоматического формирования документов и отчетов, возможность интеграции с внутренними системами документооборота (например, у Smartway есть интеграция с 1С);
- У некоторых сервисов есть прямая интеграция с авиакомпаниями, что делает билеты дешевле по сравнению с выпиской через глобальные системы бронирования;
- Обычно ниже сервисный сбор и прозрачнее ценообразование — за счет этого цена билетов и номеров в гостиницах может получиться ниже, чем в классическом варианте бронирования через агентство;
- Можно возвращать 2–4% от авиабилета в виде бонусов от авиакомпаний за счет корпоративных программ лояльности.
Возможные минусы:
- Обычно нет дополнительных услуг (например, MICE);
- Могут возникнуть сложности у менеджеров, которые никогда не пользовались онлайн-сервисами бронирования.
3. Самостоятельно через общедоступные сервисы
Этот способ предполагает, что каждый сотрудник самостоятельно покупает билеты и бронирует гостиницу на В2С-сервисах, а компания потом возмещает расходы либо выдает аванс. Обычно этот вариант используют организации с небольшим числом командировок — не более 20 в месяц, в которых доля расходов на командировки незначительна по отношению к обороту и прибыли. В этом случае проще не тратить ресурсы на контроль и смириться с возможными переплатами.
Если сотрудники ездят в командировки сами, то собирать чеки и документы им тоже придется самим. Понятно, что в таком режиме гарантировать идеальный документооборот трудно, а это может приводить к проблемам с последующим вычетом НДС и налоговой отчетностью. Пока поездок немного и компания не теряет больших денег, такой подход допустим, но с увеличением числа командировок обычно возникает необходимость корректно организовать отчетность.
Если компания сама организует командировки, то ее сотрудники должны быть готовы самостоятельно реагировать на экстренные проблемы в поездках. Разумеется, адекватный работодатель возместит сотруднику непредвиденные расходы, но вовремя поменять авиабилет или оперативно решить проблему с отелем в чужой стране для неподготовленного человека — то еще испытание. Например, самостоятельная замена билета, купленного через агрегатор, может занимать до четырех часов.
Плюсы:
- Не надо платить подрядчику, нет трудозатрат на организацию процесса;
- Сотрудники могут выбрать комфортный им вариант, что повышает общую эффективность командировки.
Возможные минусы:
- Затруднен документооборот, сложности с возвратом НДС;
- Процессы возврата и обмена билетов могут быть непрозрачными и повлечь дополнительные расходы;
- Сотрудники не всегда выбирают оптимальные варианты для компании, предпочитая личные бонусы (например, дополнительные баллы по программам лояльности);
- Нельзя воспользоваться корпоративными программами лояльности от авиаперевозчиков;
- Нет возможности работать по постоплате.