В ряде случаев Пенсионный фонд РФ может не засчитать ваш трудовой стаж, что скажется на размере выплат. Один из факторов риска – неверно заполненная трудовая книжка. Rjob выяснил, какие ошибки допускают кадровики и как их устранить без нарушения закона.
Это нужно исправить!
Наиболее распространённый ляп вкрадывается при внесении в трудовую книжку сведений о приёме и увольнении сотрудника. Малейшая неточность может привести к нареканиям со стороны Пенсионного фонда. Самый неприятный вариант исхода событий – отказ в начислении пенсии, в том числе и досрочной.
Алина Дмитриева, юрисконсульт компании «Мой Семейный Юрист», выделяет три основных негативных для работника момента:
1. Допущена ошибка в фамилии, имени, отчестве или в дате рождения
Что делать: Обратиться к первому работодателю для предоставления дубликата трудовой книжки. Также можно обратиться к текущему работодателю, чтобы тот сделал запрос работодателю, который допустил ошибку.
Самостоятельно исправить ошибку возможно только после подтверждения, что трудовую книжку выдали именно вам.
2. В трудовой книжке не читается текст, есть исправления и помарки, неверно указана должность сотрудника
Что делать: Обратиться в компанию, которая сделала запись, за выдачей документов, подтверждающих работу в организации с указанием должности. В противном случае периоды работы нужно будет подтверждать в судебном порядке.
3. Отсутствуют реквизиты приказов (или они указаны не полностью), печать (или она не читаема), есть ошибки в наименовании организации
Что делать: Обратиться к прежнему или текущему работодателю для внесения изменений в реквизиты приказов, для подтверждения печатей, а также для подтверждения наименования организации или её переименования.
Полина Журенкова, ведущий юрист департамента трудового права компании «Митрофанова и партнёры», дополняет список ошибок, допущенных в кадровом отделе:
- внесение сведений о дипломе на обложку трудовой книжки;
- отсутствие сведений о документе, на основании которого на титульном листе трудовой книжки была изменена фамилия работника;
- наименование компании изображено в виде штампа, а не вписано от руки;
- вкладыш в трудовую книжку не вшит, а прикреплен скобами, скрепками, просто вложен.
Работнику на заметку
Большинство наёмных сотрудников при зачислении в штат заполняют положенные документы, отдают трудовую специалисту по кадрам и полностью полагаются на его компетентность, предпочитая не вникать в детали. А ведь контроль ситуации никогда не бывает лишним.
Проверяйте данные при заведении трудовой, при внесении в неё новых сведений (смена должности, перевод в другое подразделение, изменение названия компании) и при увольнении.
Но что делать, если работодатель отказывается признавать ошибку и вносить изменения в вашу трудовую? Алина Дмитриева рекомендует обращаться с жалобой в государственную трудовую инспекцию и районную прокуратуру. Если в досудебном порядке вопрос не решится, то можно смело направляться в суд.
Советы кадровикам
Редкий специалист не совершает ошибок. Но профессионала отличает умение признать свой ляп и найти способ его исправить. Полина Журенкова отмечает, что оформление трудовой книжки – кропотливый труд, особенно для тех, кто делает это нечасто. Каждая запись вносится по чётко установленным правилам. Зачёркивать и заштриховывать её ни в коем случае нельзя.
«Если проблему для работника создаёт только внесение неверной записи о приёме или увольнении, то для кадровика любая ошибка грозит ответственностью, – говорит Полина Журенкова. – Работодатель может приказом назначить ответственного за ведение трудовых книжек. Это значит, что только этот работник вправе вносить записи в трудовые книжки. И при привлечении инспекцией труда к ответственности за неверное заполнение трудовых книжек сразу понятно, какой именно работник допустил ошибку. Привлечь его к ответственности не составит труда».
Эксперт советует сотруднику кадровой службы не уклоняться от просьбы работника исправить обнаруженную ошибку. Иначе, после обращения работника в вышестоящие инстанции, в компанию нагрянет внеплановая проверка.
«Никогда не поздно проверить состояние дел в вашей организации. Зная ошибки, вы всегда можете их исправить и избежать ответственности, – комментирует Полина Журенкова. – О том, как исправлять ошибки в трудовых книжках, указано в законе. Если неверно внесена запись о приёме на работу, её признают недействительной и вносят правильную запись».
Ошибки в датах, указанных в трудовой книжке, исправляются по следующему принципу:
- Работник пишет заявление на имя директора фирмы, где просит исправить неверную дату.
- Издается приказ о необходимости исправления ошибки. Этот документ является основанием для внесения изменений.
- Специалист кадровой службы письменно подтверждает недействительность прежней даты и вносит новую, не забыв при этом указать номер приказа.
- Работник указывает в трудовой свою должность, фамилию, инициалы, ставит подпись.
- Новые данные заверяются печатью компании.
Полина Журенкова отмечает, что избежать ошибок при заполнении трудовой поможет соблюдение положений трёх нормативных актов:
1. Трудового кодекса РФ
2. Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»
3. Постановления Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
Стандартные рекомендации для заполнения трудовых книжек
- Записи вносят чернилами одного цвета. Гелевыми ручками не пользуются.
- Записи в трудовой не сокращаются.
- На титульном листе документа ставят печать организации, в которой работает сотрудник.