Делегирование задач – сильная сторона лидера. Но насколько правильно вы это делаете?
Тогда как многие понимают важность делегирования задач, некоторые испытывают затруднения в этом деле. Одни считают, что только они сами способны выполнить такую работу, другие боятся, что их должность окажется под угрозой, если кто-то другой справится с их задачами более эффективно, третьи – просто не знают, в какой момент и как можно передать часть своей работы другим.
Если вам это знакомо, вы не одиноки. Согласно исследованиям агентства Gallup, 75% работодателей и руководителей имеют низкий уровень способности делегирования. Но если вы хотите, чтобы ваша компания развивалась, если вы хотите успешно продвигаться вверх по карьерной лестнице, вам придётся научиться передавать кому-то часть ваших обязанностей и задач. Вот несколько полезных советов о том, как делать это наиболее эффективно.
1. Знайте, кого попросить
Не раздавайте задачи случайно, на кого Бог пошлёт. Это даст неоднозначные результаты и может обозлить ваших сотрудников. У них у всех разные способности. Если один хорош в одном, то может быть слаб в другом. Как следует изучите своих сотрудников, чтобы знать кому что поручать. Убедитесь в том, что этот человек ответственный и надёжный. Не нагружайте его слишком большим объёмом работ.
Даже если у вас появилось право перепоручать свою работу кому-то, это не значит, что теперь вы можете делать это всегда. Перегруженный разнообразными задачами сотрудник вряд ли почувствует себя счастливым от такой своей чрезмерной востребованности.
2. Протестируйте выбранного сотрудника
Когда вы выберете сотрудника, подходящего, на ваш взгляд, для выполнения определённых задач, дайте ему несложное пробное поручение, исход которого не сильно повлияет на бизнес-процессы. Будет большой ошибкой дать непроверенному человеку слишком ответственное задание, если вы не знаете, как он поведёт себя под сильным давлением. А если он успешно выполнит первое несложное поручение, это придаст ему уверенности в себе и спровоцирует стремление к покорению следующих вершин.
3. Поставьте задачу чётко и ясно
Убедитесь, что работник ясно понял, что от него требуется. Конечно, проще всего молча оставить его наедине с кучей дел, которые вы на него свалили, чем терпеливо разложить всё по полочкам. Но поверьте, чёткое видение поставленной задачи сейчас равно успеху в будущем. Проинструктируйте и отметьте нюансы. Сообщите, каких результатов вы ждёте и как часто следует отчитываться о проделанной работе. Обеспечьте всем необходимым для работы. Проведите некоторое время, наблюдая за выполнением – так вы оба будете знать, что работник действительно понимает, что делает, и он не будет дёргать вас каждый раз, когда споткнётся о какую-нибудь мелочь.
4. Установите сроки
Сроки делегированных задач всегда должны устанавливаться по обоюдному согласию.
Избегайте расплывчатых фраз вроде «срочно», «как сможешь», «брось всё и займись этим» и т.п. Может быть, для вас «срочно» значит через час, а для работника – к концу недели.
Если поручаете сразу несколько дел, установите их очередность, важность и срок для каждой задачи. Это поможет сотруднику распределить задачи по расписанию для более эффективного управления своим временем.
5. Не забывайте о делегированной задаче
Помните, что в конечном итоге только вы отвечаете за успех делегированной задачи – ведь это по-прежнему ваша задача. Не думайте, что если «с глаз долой – из сердца вон».
Не ждите, что работник выполнит новую задачу идеально с первого же раза. Дайте ему свободу, но не теряйте интерес. И всегда проверяйте результат.
6. Не переделывайте работу
Забирая задачу обратно и переделывая её по-своему, вы даёте понять, что вы не доверяете вашему подчинённому. Ответьте на вопросы, дайте подсказку, но пусть работник доделает или исправит всё сам – завершённый проект даст ему уверенность в собственных силах и способностях для дальнейшей работы. Пусть не идеально, но самостоятельно. Если задача выполнена, обязательно поблагодарите исполнителя.