Должностная инструкция – единственное, что позволит законно отказать соискателю в приёме на работу или уволить сотрудника в случае неисполнения обязанностей. Потому что только в ней чётко прописаны эти требования и обязанности. Но её не любят, причём ни работодатели, ни сами сотрудники. Rjob разобрался, как составить должностную инструкцию, чтобы она всем приносила только пользу.
А нужна ли инструкция?
Строго говоря, ни в одном нормативно-правовом акте не прописано, что на каждом предприятии для каждой должности следует разрабатывать инструкцию. В части 2 статьи 57 ТК РФ лишь указано, что трудовую функцию необходимо прописать в трудовом договоре. То есть нужно указать, на какую должность вы нанимаете соискателя в соответствии со штатным расписанием, какая у него должна быть профессия, специальность и какие конкретно виды работ он будет исполнять. Многие считают, что это исчерпывающий перечень. Зачем создавать лишний документ?
Нурия Архипова
директор по развитию агентства эффективного управления персоналом SLG
На этапе становления компании многие управленцы пренебрегают должностными инструкциями. Зачем прописывать на бумаге то, что можно объяснить в устной форме? Этакий бизнес «на коленке». Но рано или поздно компании придётся ввести должностные инструкции в общий документооборот. И чем позже они это осознают, тем больше времени и средств придётся потратить. На успешно развивающемся предприятии количество задач, как правило, возрастает. А вместе с ними – и численность персонала. Нерешённые на начальном этапе мелкие вопросы, подобно снежному кому, со временем превратятся в «стихийное бедствие».
Поэтому специалисты рекомендуют задуматься о должностной инструкции, если в компании работает больше 10 человек, если это не стартап и не семейный или дружеский бизнес. В части 1 статья 8 ТК РФ прописано, что работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты. Главное не забудьте ознакомить с ними самого сотрудника и его непосредственного начальника.
Юрий Пахомов
партнер, Консалтинг-центр «ШАГ»
Набор должностных инструкций – пожалуй, наиболее важная составляющая всего пакета внутрифирменной документации. Именно с помощью инструкций задаётся организация работ, «правила игры» внутри компании. ДНК живых существ обеспечивает воспроизводство устойчивой формы организма – и при её наследовании потомством, и при постепенной смене «молекулярного состава» клеток и тканей в процессе обмена веществ. Точно так же и организационные документы, и должностные инструкции – это своего рода «гены», позволяющие организации устойчиво воспроизводить бизнес-процессы и разделение труда в условиях текучести персонала.
Зарплата – по должностной инструкции
Должностная инструкция полезна, прежде всего, самому сотруднику. Она защищает его права и интересы, чётко объясняет, какие обязанности он должен выполнять в рабочее время, каким требованиям соответствовать. Кроме того, в должностной инструкции прописаны критерии, по которым работника могут принять на должность, повысить, зачислить в кадровый резерв, отправить на курсы повышения квалификации и даже уволить.
Ещё один важный плюс заключается в том, что при наличии должностной инструкции работник получает зарплату только за те обязанности, которые в ней прописаны. Всё остальное ответственный руководитель оплачивает дополнительно. Именно поэтому многие работодатели совершают ошибку, поручая исполнителям самим составлять собственную должностную инструкцию.
Если соискатель ознакомился с должностной инструкцией уже на этапе собеседования, то сможет принять более взвешенное решение, – отмечает Нурия Архипова. Это сэкономит время и ему самому, и компании. А HR-специалист эффективнее использует собеседование. Должностная инструкция задаёт изначальный «правильный ритм» для каждого вновь пришедшего сотрудника. Она существенно облегчает период адаптации.
Работник должен чётко понимать свои обязанности и место в компании. Особенно это важно на крупных предприятиях, где реже встречается индивидуальный подход к каждому сотруднику. Во многом сама компания определяет последующее отношение к ней со стороны сотрудников. В том числе и уровень лояльности персонала.
Без должностной инструкции не уволить
Бывают случаи, когда распределение обязанностей в компании весьма условное, и руководитель до конца не понимает, чем же занят каждый из его подчинённых. Тем более он не осознаёт, что нужно делать, чтобы добиться желаемого результата работы.
Работник, владеющий уникальным знанием и способами решения проблем на своем рабочем месте, получает дополнительные рычаги давления на работодателя, – считает Юрий Пахомов. Почему? Потому что любой работодатель побаивается уволить ключевого специалиста, если плохо представляет себе, чем тот занимается и каким образом будет искать ему замену. Будет крайне сложно сформулировать задачу HR-службе или рекрутинговому агентству.
Уволить сотрудника за неисполнение должностных обязанностей почти невозможно, если эти обязанности нигде не прописаны. Существует судебная практика восстановления в должности в случаях, если у работодателя не было критерия оценки выполнения или невыполнения основной работы. Например, менеджер по продажам совершает два звонка в день вместо двадцати и из месяца в месяц не выполняет план продаж. С точки зрения руководства, решение об увольнении очевидно. Но в трудовом договоре прописано, что сотрудник «должен совершать звонки и заключать договоры с клиентами». А значит даже два звонка в день и один договор в месяц уже дают ему право сохранить за собой рабочее место.
…и не отказать в найме
Соискатель может потребовать письменное объяснение, почему его не приняли на работу. И причиной для отказа не может служить, например, увольнение по статье или должностное преступление на предыдущем месте работы, грубое обращение с коллегами и другое нарушение трудовой дисциплины. Но если эти требования прописаны в должностной инструкции, у компании развязаны руки. Дискриминацией будет считаться только отказ по гендерным, возрастным и расовым признакам, принадлежности к определенной культуре, вероисповеданию, социальной группе и другим критериям, прописанным в статьях 3 и 64 ТК РФ.
Коллектив без конфликтов
Если для каждой должности есть чётко прописанные инструкции, то компания сразу избавится от множества конфликтов, например, с распределением обязанностей, определением стоимости рабочей силы, начислением премий, материальной ответственностью, присвоением квалификационного разряда и многими другими вопросами.
Юрий Пахомов
партнер, Консалтинг-центр «ШАГ»
Без инструкций руководителям крайне трудно оценивать, хорошо ли человек справляется со своей работой. Всегда будут получаться размазанные, общие и сильно субъективные оценки «на глазок». Не будет ясности и возможности договориться, за что премировать человека, за что наказывать, в каких случаях увольнять? В таких ситуациях обычно либо практикуется уравниловка в оплате труда, либо возникает масса недовольств и конфликтов, влекущая за собой высокую текучесть кадров.
Без инструкций в коллективе, если только в нем не царят любовь и гармония, постоянно будут возникать трения по поводу «разделения труда» и сбои в работе. Какие-то задачи будут дублироваться, какие-то – «провисать» на стыках между подразделениями и между сотрудниками. Резко возрастёт количество времени, которое руководителю придётся потратить на разруливание нестыковок и разногласий в ручном режиме.
Упрощается адаптация
Даже очень опытный и высококвалифицированный работник, приходя в новую компанию, впадает в ступор. Поначалу непонятно, чего от него ждут, как выстраивать отношения с коллегами, с руководителем, с другими подразделениями.
Без инструкции сложно объяснить новому сотруднику, что конкретно и как он должен делать, с кем и как взаимодействовать, – поясняет Юрий Пахомов. – С первого рабочего дня сотрудника до его «ввода в эксплуатацию» компания будет иметь дело с низким КПД новичка, исправлять его профессиональные ошибки и терять рабочее время всех, кто будет вводить новичка в курс дела.
Почему же инструкции так не любят?
Ответ прост: потому что никто их не понимает и тем более не знает, как исполнить. Например, в должностной инструкции нередко встречаются формулировки в духе «обязан прилагать максимум усилий…», «работать на благо компании…», «способствовать развитию компании…». Но эти общие слова не помогут руководителю принять решение о повышении или увольнении, если перед ним встанет такая задача. Никто не знает, максимум ли усилий прилагал сотрудник и чему способствовал. Поэтому инструкция должна напоминать закон – быть чёткой и понятной всем сторонам.
Как составить должностную инструкцию
Прежде чем отдавать документ на подпись сотруднику, перечитайте его ещё раз и оцените, не придётся ли вам нагружать сотрудника работой сверх того, что прописано в инструкции? Можно ли уволить за нарушение одного из пунктов нормативного акта? Нет ли где-то фраз или предложений, которые трактуются двояко? Если таковые есть, будьте уверены – суд почти наверняка будет на стороне работника. Поэтому избавьтесь от лишнего.
Посмотрите на своё творение глазами подчинённого. Сможете ли вы составить план работы на день, руководствуясь должностной инструкцией? А на неделю, месяц, год? Понятно ли работнику, что он должен делать, за что ему дадут премию и за что – повысят?
Требования к оформлению должностной инструкции в законе не прописаны. Но обычно в неё включают несколько обязательных частей: наименование должности и подразделения, должностные обязанности, права сотрудника и его непосредственного руководителя, требования к соискателю. За основу обычно берут Единый тарифно-квалифицированный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (КСД).
Конечно, далеко не все должности прописаны в справочниках, да и специфика работы компании может отличаться. Поэтому при составлении должностной инструкции работник кадрового отдела, непосредственный руководитель, директор и даже сам сотрудник редактируют этот документ так, чтобы он был максимально правдив и приближен к реальности. Всё, что работник делает в обычный рабочий день, в идеале должно быть отражено в должностной инструкции. Не стоит забывать и про нештатные ситуации. Человек должен чётко понимать, что с ним будет происходить в конфликтные моменты, например, когда свои обязанности он не выполняет или перестаёт соответствовать требованиям.
Важно, что самого сотрудника, профсоюзы и прочие представительные органы к работе над должностной инструкцией можно и не приглашать. Более того, с ними её можно даже не согласовывать. Но работодатель должен вместе с сотрудником подписать получившийся документ. Поэтому, если требований и обязанностей в инструкции будет чересчур много, сотрудник может просто отказаться её подписывать и уволиться. Соблюдайте здоровый баланс между интересами компании и её работников, и тогда должностная инструкция принесет пользу каждому из участников трудовой деятельности.